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“互聯網+”視域下交通運輸檔案管理發展淺見

發布時間:2021-05-08 11:14:44  作者:馬文宇  來源:中國檔案報  瀏覽次數:

隨著經濟社會的快速發展,我國交通運輸業取得了很大進展。在交通運輸業中,檔案管理是一項非常重要的內容。開展檔案信息化建設既是檔案工作發展的必然趨勢,也是經濟社會發展的必然要求。特別是隨著現代交通運輸業的快速發展,交通運輸檔案信息化建設不僅能促進檔案工作的提質增效,還能更好地保障交通運輸業檔案信息的真實性、準確性、完整性,從而為經濟社會發展特別是現代交通運輸業的可持續發展提供更加便捷高效的檔案信息服務。

    目前,在“互聯網+”背景下的交通運輸檔案信息化建設工作,依然存在一些問題,需要在具體的檔案信息化建設實踐中不斷總結經驗教訓、彌補短板不足,構建完善的交通運輸檔案信息化建設體系,增強有關工作人員的信息化管理水平,提升我國交通運輸管理部門檔案信息化建設工作的綜合質量。本文主要對“互聯網+”模式下的交通運輸檔案管理展開探究,希望對交通運輸檔案信息化發展提供相應的參考。

    交通運輸檔案信息化建設工作的意義

    交通運輸業檔案管理的工作內容較為復雜,業務覆蓋面較廣。隨著交通網絡的快速發展,檔案信息量也急速增大,以往的檔案管理模式已無法滿足交通運輸檔案信息化建設工作的發展需求,交通運輸檔案信息化建設工作勢在必行。

    首先,開展交通運輸檔案信息化建設工作,可以提高交通檔案管理的質量和效率。相較于傳統紙質檔案,電子交通檔案具有較強的便利性,有關工作人員能夠通過計算機更加便捷地查詢、修改、存儲檔案資料,并通過網絡分享、傳遞檔案信息,實現檔案信息資源的及時共享。其次,通過實施交通運輸檔案信息化建設,能夠有效節省檔案管理成本。再次,通過在交通運輸檔案信息化建設工作中引入最新的信息技術,能夠最大限度地簡化檔案信息編制流程,讓工作流程更為清晰明了,并節約更多的存儲空間。通過開展交通運輸檔案信息化建設工作,可以方便對檔案信息進行二次加工,充分挖掘檔案中蘊含的潛在價值,并將交通檔案信息成果更快更廣地共享于社會,讓更多人能夠及時地了解交通運輸業發展動態,更好地服務群眾生產生活。

    當前交通運輸檔案信息化建設工作中存在的主要問題

    當前的交通運輸檔案信息化建設工作取得了一定的成效,但仍存在一些問題。

    一是交通檔案數字化工作開展進度較慢,限制了交通運輸檔案信息化建設速度。紙質檔案信息錄入效率較低,導致檔案信息化建設工作的實施較為緩慢。

    二是在檔案信息化建設工作中,不少單位存在硬件、軟件設施設備及資金投入力度較小的問題,單位中的陳舊設備不能及時更新,導致檔案信息化平臺建設較為落后,難以確保檔案信息化建設工作的高效性。

    三是缺乏健全、完善的管理機制,導致檔案信息化建設工作的具體內容、職責分工不夠明確,相關管理人員、工作人員的職責要求以及整體的管理秩序不夠清晰。

    交通運輸檔案信息化建設工作的基本內容

    (一)基礎設施建設

    基礎設施建設是開展檔案信息化建設工作的必要條件。在交通運輸檔案信息化建設工作中,需要投入資金購買計算機、信息軟件等設施設備,擴大檔案網絡技術的應用范圍,在此基礎上,才能提升交通運輸檔案信息化建設綜合水平。

    (二)檔案信息資源建設

    推進交通運輸檔案信息化建設,還要做好檔案信息資源建設工作,借助信息技術開展檔案目錄數據庫建設、多媒體數據庫建設、檔案全文數據庫建設。條件較好的檔案館(室)還可以實現各類檔案的數字化,并將其及時納入多媒體數據庫與全文數據庫中,實現檔案的全文信息查詢,這樣不僅能夠提升檔案管理的服務質量與效率,還能實現電子文件科學化、規范化管理。

    (三)應用系統建設

    要重視檔案管理的應用系統建設,積極推廣標準統一的檔案管理軟件,提升檔案管理軟件應用水平,為實現檔案信息資源共享、檔案信息交換提供更多的便利條件。

    (四)標準規范建設

    作為開展檔案信息化建設的重要基礎,要注重加強檔案信息化法治建設,構建完整的交通運輸檔案信息化建設法治體系,以此來確保檔案信息化建設工作的順利開展。

    (五)人才隊伍建設

    要重視檔案信息化人才隊伍建設,定期對檔案工作人員開展教育培訓,做好檔案信息化建設的教材管理和技術培訓課程管理工作,為檔案信息化建設工作賦能。

    (六)安全保障體系建設

    檔案信息的安全保障體系建設是交通運輸檔案信息化建設中的重要支撐,只有構建安全的信息化建設環境,完善相關的安全管理體制,增強有關工作人員的安全意識,才能使檔案管理工作更為安全高效。

    當前交通運輸檔案信息化建設工作的主要任務

    (一)與時俱進,提升綜合素質

    要想交通運輸檔案信息化建設取得顯著成效,就需要與時俱進,不斷提升相關工作人員的綜合素質。相關工作人員要具備較強的學習意識、創新意識,改變以往的工作模式和理念,全面掌握當前先進信息技術手段,具備較強的業務能力。

    (二)強化基礎業務建設,構建并完善檢索體系

    在交通運輸檔案信息化建設工作中,要強化基礎業務工作,重視檢索體系的構建。其中,機讀目錄數據庫建設屬于基礎業務工作中的核心內容,要重視檔案文件級目錄數據庫建設,積極使用和推廣計算機檢索系統,將手工檢索逐漸轉變為電子檢索。

    (三)強化檔案數字化工作的基礎作用

    檔案數字化工作是開展檔案信息化建設過程中的重要切入點,在以往的交通檔案管理工作中,檔案信息都是以紙質化方式呈現的。要想全面實現交通運輸檔案信息化的目標,首先要全面實現紙質檔案的數字化轉化,這是一項長期的工作任務。首先,要對文件級目錄開展著錄工作,并借助計算機對相應的機讀目錄進行跨年度查找,同時要結合查檔需求,對珍貴檔案信息、部分常用信息實施原文掃描,最終實現全文線上瀏覽,全面實現交通運輸業檔案數字化。

    (四)實現檔案管理信息共享

    交通運輸業中的檔案信息具備保密性特征,因此交通運輸單位的檔案管理部門較為封閉,檔案資源也較為分散,使得一些檔案存在重復保存的情況,這樣不僅占用了庫房空間,還浪費了大量的財力、物力、人力。因此,在交通運輸檔案信息化建設中,要做好網絡建設工作,開發統一標準的網絡平臺,在此基礎上開展檔案整合、上傳工作,為實現檔案信息共享創造基本條件。

    “互聯網+”視域下的交通運輸檔案管理方法

    (一)轉變檔案管理工作理念

    基于“互聯網+”時代背景,在交通運輸檔案管理工作中,需要不斷轉變檔案管理工作理念。首先,交通運輸檔案管理部門要做好宣傳教育,聘請專家對檔案信息化管理相關知識進行講解,讓檔案管理人員深刻認識到檔案信息化建設的重要性、必要性,從而能夠更新專業知識儲備、提升綜合素養、轉變工作理念,積極自主地運用信息化手段開展檔案管理工作。同時,交通運輸檔案管理部門的負責人也要發揮領導作用,將交通運輸檔案信息化建設作為重要工作,結合檔案管理工作崗位的職責要求配備具備相應專業知識的工作人員,做到各司其職,把交通運輸檔案信息化建設工作更好地落實下去,提高檔案管理工作的整體質量和效率。

    (二)加強硬軟件平臺建設

    交通管理部門要積極構建完整、科學的信息管理系統,以此來保證交通運輸檔案信息的共享性、互通性,提升檔案管理綜合效率。首先,要構建數字化的歸檔體系,利用專業數字設備掃描紙質文檔,將紙質文檔轉化成數字文檔。其次,要加強數據庫建設,把文檔信息錄入數據庫中,并借助數據庫實現分類管理,利用專業軟件對數據進行整合、分析,最終實現科學、合理化歸檔。再次,要構建網絡安全體系,數字化手段可以提供更為便捷的查閱、歸檔、存儲服務,但也會面臨各種各樣的安全威脅,比如,黑客攻擊、病毒感染、網絡非法入侵等,這些威脅都會導致信息泄露。因此,要強化網絡安全建設,通過設定訪問權限、安裝殺毒軟件等方式消除安全隱患,杜絕發生數字檔案損壞、丟失、信息泄露等問題。要定期開展安全檢查、排查工作,構建完整的安全監督體系,確保檔案的安全性、完整性,為交通運輸檔案信息化建設工作更好發展保駕護航。

    (三)重視制度建設

    在交通運輸檔案信息化建設工作中,要重視制度建設。只有規范的管理制度,才能促進交通運輸檔案管理活動順利開展。交通管理部門要不斷總結經驗教訓,設定規范、統一的檔案信息化管理規章制度,并將這些規章制度上報給上級有關部門,保障交通運輸檔案信息化建設工作的規范化發展。其次,要構建完整的責任機制,把人員崗位和人員職責關聯起來,實現責任到人。最后,要構建合理的激勵機制,對于一些工作表現較為優秀的管理人員、工作人員,要設定相應的獎勵機制。對于一些存在違規操作的管理人員、工作人員,要給予相應的懲罰。此外,在交通運輸檔案信息化建設工作中,要結合實際工作中存在的問題,及時修改完善相關制度規范,這樣才能使規章制度發揮出更好的約束和激勵作用。

    (四)設立檔案信息網站,強化電子文件管理

    在交通運輸檔案信息化建設工作中,要把網站建設作為切入點,為用戶提供共享信息平臺,用戶可以不受時間、地點的限制來獲取交通運輸檔案信息。同時,還可以在網站中設立檔案服務咨詢窗口,及時為查檔單位和群眾答疑解惑,節省用戶的操作時間,營造更好的用戶服務體驗。要實施統一規范的網站建設標準,引入先進的軟件技術與硬件設備,構建一流的檔案信息網站平臺。此外,在電子文件管理工作中,很多重要文件都需要傳遞到互聯網平臺上,并且最終以電子文件的形式進行展示。對于重要文件,有關部門要制定一套科學的管理制度,比如,對于已經歸檔的交通運輸電子文件,需要設定成只讀模式,這樣既能滿足查檔單位和群眾的利用需求,也能防止文件被篡改,保障信息安全。

    總而言之,在交通運輸檔案信息化建設工作中,各有關單位需要緊跟時代發展步伐,主動借助信息化手段處理繁雜的工作,提高檔案管理工作的質量和效率。同時,交通運輸檔案信息化建設工作也能夠規范交通運輸事業的發展,更加科學、全面、完整地記錄人類的生產生活活動,反映人類生產生活方式的變化和水平的提高,并通過深入挖掘利用檔案更好地為有關單位和個人提供信息服務,更好地保障現代交通運輸業的快速、可持續發展。

    原載于《中國檔案報》2021年5月6日 總第3674期 第三版


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