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檔案法規

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《水利工程建設項目檔案管理規定》解讀

發布時間:2021-10-08 16:35:43  作者:汪福學 巫常林  來源:《中國檔案》  瀏覽次數:

水利工程建設項目檔案,真實記錄和反映了項目建設的全過程,是工程建設管理、質量監督、資金監管的重要依據,也是工程運行管理、維修養護、改造擴建的重要依據。當前,水利工程建設項目數量多、規模大、投資高,做好水利工程建設項目檔案工作意義重大。為了加強水利工程建設項目檔案規范化管理,水利部貫徹落實《中華人民共和國檔案法》《政府投資條例》《建設項目檔案管理規范》等法律法規和規范要求,修訂印發了《水利工程建設項目檔案管理規定》(以下簡稱《規定》),主要是強化了水利工程建設項目有關單位的職責任務、項目文件管理要求,細化了竣工圖編制、項目文件歸檔程序和歸檔時間等具體要求,使水利工程建設項目檔案管理更切合項目實際、更具可操作性?!兑幎ā窞樗恳幏缎晕募?,共八章四十五條,自2021年6月28日起施行。

修訂必要性


水利工程檔案是水利工程項目建設管理的重要內容,當前全國各類水利工程建設項目全面推進,工程檔案管理方面還存在一些突出問題。一是重建輕管的現象較為普遍。工程建設各有關單位對檔案工作不夠重視,項目法人和參建單位在項目文件管理人員、項目檔案管理人員、檔案工作經費等方面配置不足、力量薄弱,重視工程建設進度和質量,輕視項目文件和檔案管理等基礎性工作,檔案完整性、準確性上出現較多問題。二是參建各方對工程檔案管理職責的理解存在偏差。許多參建單位認為水利工程檔案管理是項目法人的職責內容,監理、施工等單位只要把建設過程中形成的文件材料交給項目法人整理就可以;項目法人各業務部門也認為文件材料整理歸檔等工作應該由檔案管理部門負責,業務部門干好業務工作就行。這些認識上的誤區影響了工程檔案管理的質量。三是竣工圖編制存在問題較多??⒐D編制說明、編制依據、修改和重繪要求、竣工圖折疊、竣工圖章和竣工圖審核章使用、檔號章填寫等方面還存在與規范要求不一致的問題。

《規定》就當前水利工程建設項目檔案管理面臨的突出問題提出了針對性要求,特別是強化工程檔案與工程建設同步管理,要求把檔案工作融入建設管理全過程,納入建設計劃、質量保證體系、項目管理程序、合同管理和崗位責任制,確保實現檔案工作與項目管理的深度融合,確保工程檔案完整、準確、系統、規范和安全,滿足水利工程建設項目建設、管理、監督、運行和維護等活動在證據、責任和信息等方面的需要。


明晰職責任務


水利工程項目建設規模大、參建單位多,文件材料涉及面廣、歸檔部門多,必須要明晰項目法人、參建各單位對工程檔案的管理職責,才能實現統一管理、統一制度、統一標準的檔案管理要求?!兑幎ā贩謩e對項目法人、項目法人檔案管理機構、項目法人建設管理相關部門、參建單位所要履行的職責任務進行了明確要求,確保權責清晰、各負其責,共同做好工程檔案管理工作。

1. 項目法人主要履行職責任務

項目法人對工程檔案工作負總責。一是要明確檔案工作的分管領導,設立或明確與工程建設管理相適應的檔案管理機構;建立檔案管理機構牽頭、工程建設管理相關部門和參建單位參與、權責清晰的項目檔案管理工作網絡。二是要制定項目文件管理和檔案管理相關制度,包括檔案管理辦法、檔案分類大綱及方案、項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表、檔案整編細則等。三是要在招標文件中明確項目文件管理要求。與參建單位簽訂合同、協議時,應設立專門章節或條款,明確項目文件管理責任,包括文件形成的質量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數、整理標準、介質、格式、費用及違約責任等內容。監理合同條款還應明確監理單位對所監理項目的文件和檔案的檢查、審查責任。四是要建立項目文件管理和歸檔考核機制,對項目文件的形成與收集、整理與歸檔等情況進行考核。對參建單位進行合同履約考核時,應對項目文件管理條款的履約情況做出評價;在合同款完工結算、支付審批時,應審查項目文件歸檔情況,并將項目文件是否按要求管理和歸檔作為合同款支付前提條件。應將項目檔案信息化納入項目管理信息化建設,統籌規劃、同步實施。五是對檔案主管部門和上級主管部門在項目檔案監督檢查工作中發現的問題要及時整改落實,對檢查發現的檔案安全隱患應及時采取補救措施予以消除。

2. 項目法人檔案管理機構主要履行職責任務

檔案管理機構是統籌協調工程檔案管理各項工作的核心部門。一是要組織協調工程建設管理相關部門和參建單位實施項目檔案管理相關制度。二是要負責制定項目檔案工作方案,對參建單位進行項目文件管理和歸檔交底。三是要負責監督、指導工程建設管理相關部門及參建單位項目文件的形成、收集、整理和歸檔工作。四是要組織工程建設管理相關人員和檔案管理人員開展檔案業務培訓。五是要參加工程建設重要會議、重大活動、重要設備開箱驗收、專項及階段性檢查和驗收。六是要負責審查項目文件歸檔的完整性和整理的規范性、系統性。七是要負責項目檔案的接收、保管、統計、編研、利用和移交等工作。

3. 項目法人工程建設管理相關部門主要履行職責任務

一是要負責對水利工程建設項目技術文件的規范性提出要求。二是要負責對勘察、設計、監理、施工、總承包、檢測、供貨等單位歸檔文件的完整性、準確性、有效性和規范性進行審查。三是要負責對本部門形成的項目文件進行收發、登記、積累和收集、整理、歸檔。

4. 參建單位主要履行職責任務

參建單位是開展工程檔案收集整理歸檔的主體。一是要建立符合項目法人要求且規范的項目文件管理和檔案管理制度,報項目法人確認后實施。二是要負責本單位所承擔項目文件收集、整理和歸檔工作,接受項目法人的監督和指導。三是監理單位要負責對所監理項目的歸檔文件的完整性、準確性、系統性、有效性和規范性進行審查,形成監理審核報告。


明確歸檔要求


工程檔案必須真實、準確,與工程實際相符,項目文件材料整理歸檔要保證格式規范、內容準確、文字清晰、頁面整潔、編號規范、簽字及蓋章完備等規范要求。

1. 強調照片、聲像檔案收集整理歸檔

照片和音視頻文件歸檔是工程檔案管理中的薄弱項,很多單位對其重視程度不夠,把歸檔文件狹隘理解為紙質文件,導致檔案收集不完整、整理不規范等現象比較突出,造成無法彌補的損失?!兑幎ā诽貏e強調,水利工程建設項目重要活動及事件,原始地形地貌,工程形象進度,隱蔽工程,關鍵節點工序,重要部位,地質、施工及設備缺陷處理,工程質量或安全事故,重要芯樣,工程驗收等,必須形成照片和音視頻文件,并按照相關檔案管理規范進行整理歸檔。

2. 確定工程檔案的歸檔范圍

《規定》附件2中制定了水利工程建設項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表,從前期工作、征地補償與移民安置、建設實施(工程建設管理文件、招標投標/合同協議文件、施工文件、設備制造/采購文件、信息系統開發文件、監理監造文件、科研項目文件)、生產準備/試運行、竣工驗收等5個類別提出了167方面應歸檔文件材料的范圍,并注明了保管期限。這個歸檔范圍和保管期限是從全國各類水利工程建設項目中總結歸納的,結合到具體的水利工程建設項目,必須根據實際情況,由項目法人技術負責人牽頭、各工程建設管理部門和參建單位技術負責人員、檔案員參加,共同研究制定適合本項目實際的文件歸檔范圍和檔案保管期限表,印發工程管理各部門和各參建單位對照執行,確保應歸檔文件材料收集齊全完整。需要提醒注意的是,該文件歸檔范圍不能直接作為項目檔案分類方案使用。

3. 建立工程檔案審查機制

項目法人與參建單位按照職責分工,分別組織對歸檔文件進行質量審查。一是施工文件、設備采購制造文件,參建單位組卷、整理完畢并自查后,依次由監理單位、項目法人工程建設管理部門、項目法人檔案管理機構進行審查。二是信息系統文件,參建單位組卷、整理完畢并自查后,依次由監理單位、項目法人信息化管理部門、項目法人檔案管理機構進行審查。三是監理文件、總承包文件、科研項目文件和第三方檢測文件,有關單位組卷、整理完畢并自查后,依次由項目法人工程建設管理部門、項目法人檔案管理機構進行審查。四是項目法人各部門文件,依次由部門負責人、項目法人檔案管理機構進行審查。各審查責任主體對審查發現的問題,要形成記錄并反饋被審查單位,被審查單位要及時整改,形成整改閉環,合格后方可歸檔。

4. 明確各類文件歸檔時間

項目文件何時歸檔,一直以來都是項目法人相關部門和參建單位牽扯不清的地方,很多項目建設都出現項目文件歸檔遲滯的現象,有的項目甚至出現參建單位承擔工程完工驗收幾年后其文件尚未歸檔移交的情況,直接影響到項目后續驗收等相關工作的開展?!兑幎ā窂?1個方面明確各類文件的具體歸檔時間,要求相關文件要經規范整理及審查后及時歸檔。一是前期文件在相關工作結束時歸檔;二是管理性文件宜按年度歸檔,同一事由產生的跨年度文件在辦結年度歸檔;三是施工文件(含竣工圖)在項目合同驗收后歸檔,建設周期長的項目可分階段或按單位工程、分部工程歸檔;四是設備制造采購文件在相關工作完成后歸檔;五是信息系統開發文件在系統驗收后歸檔;六是監理文件在監理的項目合同驗收后歸檔;七是第三方檢測文件在檢測工作完成后集中歸檔;八是科研項目文件在結題驗收后歸檔;九是生產準備、試運行文件在試運行結束時歸檔;十是實行總承包的項目文件在項目合同驗收后歸檔;十一是各專項驗收和竣工驗收文件在驗收通過后歸檔。

5. 明確項目檔案管理卷要求

項目法人檔案管理機構負責建立項目檔案管理卷,是《建設項目檔案管理規范》中提出的要求,在實際工作中也特別具有現實需求?!兑幎ā访鞔_提出,要把項目建設過程中形成的包括項目概況、管理辦法、分類方案、整理細則、歸檔范圍和保管期限表、標段劃分、參建單位歸檔情況、檔案收集整理情況、交接清冊等凡是能說明項目檔案管理情況的有關材料組成專門案卷。待項目竣工驗收后,無論是移交工程運行管理單位、項目主管部門、檔案館或者是其他管理人員都可以一目了然地通過項目檔案管理卷了解該工程檔案相關情況,方便檔案管理和檔案檢索利用。

《規定》還對項目電子文件和電子檔案管理、檔案驗收與移交等進行了明確規定,附件1對水利工程建設項目竣工圖編制要求從6個方面予以專門表述,方便檔案管理人員對照執行。


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